LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN
PANITIA RAPAT KERJA DAERAH BMH PUSAT KE
VIII TAHUN 2011
A. Muqoddimah
Dengan
memanjatkan rasya syukur yang tiada tara kepada Allah SWT, atas segala nikmat yang
telah diberikan melalui kemampuan kepada kami, untuk melaksanakan rapat kerja
daerah (rakerda) BMH pusat ke VIII, dengan berjalan cukup baik walau masih
banyak kendala di lapangan. Sholawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada
baginda Muhammad SAW, sebagai inspirator dalam kehidupan kita.
Telinga kita sering kali mendengar pepatah
lama yang mengatakan, bahwa gagal merencanakan bararti merencakan kegagalan
dalam pelaksanan. Begitu pula dengan sebuah kata yang pernah di ucapkan oleh
Ali bin Abi Tholib “kebenaran yang tidak terorganisir maka akan dikalahkan oleh
kebathilan yang terorganisir”. Sepintas kita mencoba memahami lebih mendalam,
bahwa dalam sebuah organisasi sebesar dan sekecil apapun, tanpa diatur dengan
baik dalam perencanannya maka kegagalanlah yang akan menanti di depannya.
Dalam istilah modern, istilah tersebut disebut dengan manajemen.
menurut Ricky W.
Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai
sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan
dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas
yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal, dan
ketentuan yang telah menjadi kesepakatan bersama, untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
Baitul maal
hidayatullah pusat adalah bagian dari organisasi Islam yang fokus mengelola
dana umat, melalui dana zakat, infak, shodaqoh, wakaf dan hibah, guna untuk disalurkan kepada yang berhak
menerimanya sesuai dengan standart syariat yang telah ditetapkan oleh syari’at Islam.
Seyogyanya dalam rangka untuk mengefektifkan kinerja tersebut, peran manajemen
menjadi sebuah keharusan dan kewajiban yang harus di terapkan dalam pengelolaan
organisasinya. Terlebih penerapan sistem manajemen modern sebagai bentuk untuk
melaksanakan akfitasnya guna untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.
Tepat pada tanggal 26-28 Desember 2011, bertempat
di villa rani Jln. Curung Cilember Desa Jogjogan, Cisarua - Bogor Jawa Barat, selayaknya telah menjadi saksi sejarah bagi BMH
Pusat, karena telah melaksanakan rapat kerja daerah yang ke –VIII, sebagai
bentuk penerapan manajeman modern dalam aktivitas kerjanya, yaitu merencanakan aktivitas
yang akan dilakukan selama satu tahun ke depan, dengan target dan tujuan yang
telah menjadi kesepakatan bersama antar pengelola dan aktivis di dalamnya. Oleh
karena itulah, kesepakatan yang telah menjadi dasar dan langkah selama satu
tahun kedepan, menjadi dasar yang sistematis guna untuk meraih tujuan yang akan
dicapai.
“Peningkatan
Profesionalisme Melalui Akuntabilitas dan Transparansi Menuju BMH Unggul 2015” merupakan tema yang diangkat dalam rakerda bmh pusat
yang ke – VIII Desember 2011, adalah perwujudan tangan panjang dari pelaksanaan
rapat kerja nasional (rakernas) yang dilaksanakan di mataram pada tanggal 2-5
Desember tahun 2011 yang lalu, dengan tema yang sama.
Oleh karena
itulah, kami sebagai panitia merasa berkewajiban untuk melaporkan kegiatan yang
telah dilakukan selama pelaksanan, berupa laporan keuangan, laporan kegiatan,
dokumentasi dan laporan-laporan lain yang menjadi kewajiban panitia pelaksana. Diharapkan
laporan ini dapat menjadi administrasi kantor, sehingga dapat menjadi salah
satu acuan untuk melaksanakan rakerda selanjutnya.
Demikian moqoddimah
laporan pertanggung jawaban rapat kerja daerah oleh panitia pelaksana, semoga
hal ini menjadi pembelajaran yang berarti bagi panitia dan peserta yang
mengikuti pelaksanaan rakerda, maupun bagi anda yang membaca laporan
pertanggung jawaban ini.
B.
Laporan kegiatan
I. Persiapan
Kegiatan rakerda ini telah melakukan persiapan
sejak di keluarkannya surat tugas kepada panitia pelaksana nomor 001/INT/PST-BMH/XII/2011 yang
dikeluarkan oleh pihak manajemen BMH pusat pada tanggal 14 Desember 2011, yang
di tanda tangani oleh bapak marwan mujahidin, SE selaku kepala departemen
organisasi dan SDM BMH Pusat dan berlaku hingga 28 Desember 2011. Maka sejak
saat itulah panitia pelaksana yang terdiri dari tri winarno, SE selaku ketua
panitia, Sofyan Ats-tsauri, Sos.I selaku sekretaris dan Anwar munawwar, SH. Selaku
bagian humas dan penanggung jawab ATK yang menjadi perlengkapan dalam kegiatan
tersebut.
Sejak saat itu, kami mulai melakukan rapat
persiapan dan perencanaan lokasi yang akan di jadikan tempat untuk dilakukan
rakerda ini. Hari-hari selanjutnya fokus pada pencarian tempat pelaksaan
rakerda dengan criteria sinyal bagus, adem, asri, murah, meriah, berkualitas
dan didukung dengan fasilitas yang cukup untuk kegiatan refreshing bagi para
peserta.
Akhirnya setelah melalui pertimbangan yang
matang, dengan lebih dari dua puluhan lokasi yang telah di survei, maka keputusan
terakhir yang diambil adalah villa rani sebagai tempat pelaksanaannya, dengan
kelebihan dan kekurangan yang telah dipertimbangkan oleh panitia.
Tidak hanya persiapan lokasi yang dipersiapkan, melainkan
persiapan segala administrasi yang dilakukan oleh panitia, mulai dari sistem
pemberangkatan, penyewaan mobil, roundwoun acara kegiatan, sistem pembagian
ruangan pribadi peserta baik yang bujang / tidak membawa keluarga, maupun bagi
peserta yang membawa keluarganya. Sehingga dengan konsep dan persiapan yang
matang, diharapkan para peserta merasa
nyaman, tenang, dan mengikuti acara dengan baik, sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan.
II.
Pelaksanaan
·
Hari pertama
Hari
pertama dalam pelaksanaan rapat kerja daerah bmh pusat yang ke VIII secara
spesifik tidak terjadi kendala yang berarti, mulai dari dari pemberangkatan,
perjalanan, dan pembagian ruangan bagi peserta. Seluruh peserta sampai ditempat
tujuan dengan selamat, walaupun ada sebagian drivernya yang kebingungan untuk
mencari villanya, namun hal itu tidak menjadi kendala yang utama, serta
kemacetan yang terjadi di daerah jalan kampong, karena kepatan kendaraan roda
empat dan sempitnya jalan di sekitar perkampungan menuju lokasi. Namun sekali
lagi hal itu bukan halangan yang berarti karena memang hari-hari itu adalah
hari cuti akhir tahun dan banyak wisatawan yang memenuhi daerah tersebut.
Sesampainya
ditempat pelaksaan, juga tidak terjadi hambatan yang signifikan, semua peserta
mendapatkan kamar bagiannya masing-masing, baik yang berkeluarga maupun yang
bujang/ tidak membawa keluarga. Selain itu sajian menu makanan yang telah
disipakan oleh pihak villa telah menjadi penyemngat peserta untuk mengisi
kekosongan perutnya. Maka tepat pukul 13.30 WIB di langsungkan acara pembukaan
dan diteruskan dengan agenda meeting yang telah direncakan oleh steering committee
sampi pukul 16.30 WIB, dan setelah itu peserta diberikan kebebasan untuk
beraktivitas, ada sebagian yang berenang, bermain badminton, bermain bola,
jalan-jalan dan lain sebagainya.
Hari
pertama di tutup sampai pukul 22.00 WIB dengan agenda yang telah di rencakan,
tidak ada kendala yang berarti di hari pertama pelaksaan ini. Sehingga para
peserta dapat tidur dengan nyenyak dan nyaman hingga fajar subuh menggema
dengan sholat jamaah bersama di ruangan yang dijadikan musholla.
·
Hari kedua
Aktivitas
hari ke-2 yang dimulai dari sholat lail secara berjamaah dan sholat subuh
berjamaah berjalan dengan cukup baik, walaupun sekitar 50-60% dari peserta
tidak melakukan sholat lail berjamaah, namun untuk sholat subuh berjamaah
sekitar 85% melakukan di ruangan yang dijadikan musholla. Aktivitas selanjutnya
adalah olahraga pagi sendiri-sendiri dan memasuki ruangan pada pukul 07.30,
berjalan dengan baik dan lancer. Kegiatan meeting berjalan cukup a lot dan
baik. Hingga menjelang waktu siang sebagai tanda akhir dari sesi tersebut.
Namun kegiatan meeting yang berjalan cukup alot
tersebut, semua peserta dikagetkan oleh musibah yang menimpa ananda alief,
putra dari Bapak muslim bagian layanan BMH Pusat. Ananda alief tenggelam di
kolam renang milik villa rani, yang ketika itu sedang bermain dan berniat
mengambil bolanya, akhirnya dia terjatuh. Kejadian tersebut menjadikan para
peserta dan seluruh warga yang berada di areal villa rani panik, bingung,
sedih, kasihan, dan harap-harap cemas yang menyatu di seluruh pikiran warga di
areal tersebut. Apalagi ditambahkan oleh histerisnya ibunda alief (istri pak
muslim) yang menangis tiada tara. Hingga si alief di larikan ke rumah sakit
oleh salah satu pesrta dan warga di areal villa rani.
Kejadian
tersebut membuat meeting terhambat dan seluruh peserta sudah mulai pudar
konsentrasinya, karena musibah yang menimpa ananda alief. Namun meeting tetap
dilanjutkna dan berakhir dengan baik sesuai dengan rencana yang telah di
agendakan oleh steering commite dan panitia.
·
Hari ke tiga
Pelaksanaan
rakeda berjalan dengan baik lagi. Singkronisasi anggaran yang menjadi
pembahasan yang cukup alot antara bagian penghimpunan dan jajaran manajemen bmh
pusat lainnya. Sebenarnya hari ke -3, di agendakan oleh panitia adalah
perlombaan dan wisata kuliner oleh ibu-ibu, namun karena ada pertimbangan yang
mendalam akhirnya acara tersebut tidak dilangsungkan. Diantara pertimbangan yang
diambil oleh panitia dan steering committee antara lain, karena agenda meeting
belum selesai sehingga membutuhkan tambahan waktu, adanya musibah dari keluarga
pak muslim yang sedang bersedih karena anaknya si alief sedang berbaring di
rung picu rumah sakit azra, bogor jawa barat karena kejadian tersebut. Sehingga
keputusan itu diambil oleh panitia dan peserta Alhamdulillah menerima dengan
lapang dada, dan saling mengerti satu sama lainnya.
Singkat kata dan cerita, tepat pukul
13.30 dilaksanakanlah penutupan secara resmi oleh direktur exsekutif BMH Pusat
ust. Drs.Wahyu Rahman dan di tutup dengan do’a oleh ust, Ahmad Nursholeh dari
BMH cabang khusus Bogor yang turut hadir dalam kegiatan tersebut. Setelah pelaksanaan
petupan sel esai, dilajutkan
dengan persiapan pulang menuju rumah masing-masing, dan menaiki mobil yang
telah ditetapkan oleh panitia, dengan jumlah 5 mobil dan 27 peserta dan keluarga
yang menaikinya. Dan ketika perjalalanan pulang seluruh peserta mampir terlebih
dahulu di rumah sakit azra, tempat dimana ananda alief dirawat, guna untuk
berpamitan pada pak muslim sebagai bentuk solidaritas yang mendalam buat dia. Hingga
akhirnya semua pulang dan rombongan 4 dan 5 tiba di depan kantor BMH 10 menit
sebelum adzan maghrib tiba, atau sekitar pukul 18.05 WIB tiba di tempat yang di
tentukan. Alhamdulillah semua berjalan dengan baik.
· sekian terima kasih
About the Author
0 komentar: